Ohne Anstrengung zur E-Rechnung mit SDS Neo

Die E-Rechnung ist ab dem 1. Januar 2025 Pflicht für B2B-Transaktionen in Deutschland. Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen können Unternehmen ihre Prozesse effizienter, sicherer und umweltfreundlicher gestalten. Eine Ausnahmeregelung besteht bis 31.12.2026.

Mit der Auftragsverwaltung der SDS Neo Software sind Sie bestens auf die Erzeugung von E-Rechnungen vorbereitet, wobei das Format XRechnung 3.0.1 CII zur Anwendung kommt.


  1. Grundeinstellungen
    1. Daten der Firma
    2. Daten der E-Rechnung
    3. Leitweg ID hinterlegen
  1. Auftrag mit E-Rechnung erzeugen
  2. Hilfe ich bekomme eine Fehlermeldung
  3. Was sind E-Rechnungen
  4. E-Rechnung ansehen / prüfen


1. Grundeinstellungen

Die Software nimmt Ihnen den kompletten Prozess der E-Rechnung vollautomatisch ab, ohne dass dafür Einstellungen im Kundenstamm oder in der Rechnung vorgenommen werden müssen. Lediglich die Steuernummer und der Ansprechpartner für E-Rechnungen muss hinterlegt werden. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob bestimmte Informationen in E-Rechnungen ein- oder ausgeblendet werden sollen. Wo Sie diese Einstellungen vornehmen wird nachfolgend beschrieben.


1.1. Daten der Firma

Gehen Sie in in die Firmendaten und prüfen Sie, ob bereits alle für die E-Rechnung benötigten Angaben eingepflegt sind:


>> Menü > Stammdaten > Firma / Mandant Einstellungen > Reiterkärtchen "Firmendaten"


      1. Straße: Stellen Sie sicher, dass die Hausnummer (sowie ein eventueller Zusatz, z.B. 11a) in den dafür vorgesehen Feldern Nummer und Zusatz eingetragen sind. Die Hausnummer darf nicht mit im Feld Straße stehen.
      2. Ansprechpartner: Prüfen Sie, ob ein Ansprechpartner hinterlegt ist.
      3. Steuernummer: Prüfen Sie, ob die Steuernummer hinterlegt ist.





1.2. Daten der E-Rechnung

Falls Sie bestimmte Informationen nicht übergeben möchten – beispielsweise, wenn im Zusatz 1 interne Notizen stehen – können Sie diese einfach abwählen, um die in der E-Rechnung enthaltenen Daten entsprechend anzupassen. Gehen Sie dazu auf:


>> Menü > Einstellungen > Globale Programmeinstellungen > E-Belege




TIPP  Standardmäßig sind hier alle Häkchen gesetzt, damit wichtige Informationen übergeben werden, wie z.B.


      • Artikel Zusätze 1 bis 3
      • Warengruppen
      • Steuerschlüssel


1.3. Leitweg ID hinterlegen

​Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Adressierung von elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Da ein öffentlicher Auftraggeber wie eine Stadt oder eine Behörde durchaus mehrere Leitweg-IDs haben kann, um Rechnungen gezielt an die richtige Abteilung zu steuern, ist es wichtig dass Sie beim Auftraggeber nachfragen, welche konkrete Leitweg-ID Sie für einen bestimmten Auftrag verwenden sollen. Hinterlegen Sie die Leitweg-ID des Kunden dann direkt im betreffenden Auftrag (Rechnung, Lieferschein oder Angebot) in der dafür vorgesehenen Zeile "Leitweg-ID".


TIPP  Wer keine Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, muss keine Leitweg ID hinterlegen.



2. Auftrag mit E-Rechnung erzeugen

Mit SDS Neo erstellen Sie E-Rechnungen ganz einfach im normalen Prozess der Auftragsbearbeitung, ohne dass Sie zusätzlich etwas beachten müssen.

Sobald Sie eine Rechnung per E-Mail versenden möchten, wird von der SDS Neo zusätzlich auch eine E-Rechnung erzeugt. 


TIPP  Die E-Rechnung wird dann direkt an die E-Mail angehängt, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen. 


In der SDS Neo ist die Erzeugung von Rechnungen sowohl in der Auftragsbearbeitung als auch an der Kasse möglich.


      • Rechnung in der Auftragsbearbeitung erzeugen: >> Menü > Auftragsbearbeitung > Tab "Rechnungen" > Klick auf "Neue Rechnung".
      • Rechnung an der Kasse erzeugen: >> Menü > Kassenbetrieb > Kunde wählen mit "F4" > Artikel einbuchen und unter "Funktionen" als "Auftrag" verbuchen.
      • Mehr Info hier: Wo können Aufträge erzeugt werden


1. Vollautomatisierung

      • Sobald eine Rechnung per E-Mail versendet wird, erzeugt Ihre SDS Neo zusätzlich eine E-Rechnung (ZUGFeRD 2.2 EXTENDED) und hängt sie an die Nachricht an. 


2. Kein manueller Aufwand

      • Sie müssen keine Einstellungen in Ihren Rechnungen vornehmen und auch nicht prüfen, welche Kunden betroffen sind – die Funktion arbeitet automatisch im Hintergrund. 


3. Rechtskonform und stressfrei

      • Die SDS Neo spart Ihnen wertvolle Zeit und sorgt dafür, dass Sie jederzeit den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.



TIPP  Die E-Rechnungs-Funktion ist ab Version 8.2 enthalten. Hier geht es zum SDS Neo Update Center.



3. Hilfe ich bekomme eine Fehlermeldung


Wenn Sie bei der Erzeugung von E-Rechnungen eine Fehlermeldung (wie z.B. im Bild unten) erhalten, prüfen Sie die Grundeinstellungen hinsichtlich hinterlegter Haus-Nummer, E-Mail Adresse, Ansprechpartner etc. wie oben unter Punkt 1.1. Daten der Firma beschrieben.




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