Neuen Auftrag erzeugen

Um einen neuen Auftrag zu erzeugen, können Sie in den jeweiligen Bereichen - Angebote, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen - jeweils auf die Schaltfläche "Neu" klicken. 

>> Menü > Verwaltung > Auftragsbearbeitung

1. Auf die gewünschte Auftragsart klicken, z.B. "Rechnungen"
2. Klick auf "Neue Rechnung" (Neuer Lieferschein in den Lieferscheinen, Neue Bestellung in den Bestellungen usw.)

Auftragsassistent

Um den Auftrag einfacher zu erstellen, wie hier im Beispiel eine Rechnung, öffnet sich nach Klick auf "Neue Rechnung" der Auftragsassistent, der Ihnen bei der Erfassung des Auftrages behilflich ist.

Der Assistent führt Sie in 3 Schritten durch den Auftrag:

1. Schritt: Kunden & Belegdaten 

2. Schritt: Positionen erfassen

3. Schritt:  Auftrag fertigstellen

1. Schritt: Kunden & Belegdaten

Im ersten Schritt wählen Sie unter "Kunden & Belegdaten" den gewünschten Kunden aus oder können bei Bedarf auch direkt einen neuen Kunden anlegen.

Die jeweiligen Einstellungen zum Kunden, wie individuelle Rabattregelungen, Adressdaten und Zahlungsbedingungen werden automatisch in den Auftrag übernommen und können bei Bedarf manuell geändert werden.

Unter dem Reiterkärtchen "Auftragsbeschreibung" können Sie einen Text mit individuellen Informationen für diesen Auftrag formulieren.

Die Lieferadresse kann beim Erstellen von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen direkt aus den Kundendaten übernommen werden.

Falls die gewünschte Lieferadresse noch nicht angelegt ist, können Sie diese direkt während der Erzeugung des neuen Auftrags anlegen, indem Sie auf "Andere Lieferadresse" klicken. 

2. Schritt: Positionen erfassen

Im zweiten Schritt, unter "Position erfassen",  Artikel zum Auftrag hinzufügen und der Suche per Artikelnummer oder Volltextsuche können Sie Artikel in das Bearbeitungsfenster übernehmen. Das Feld "Positionstitel" dient der besseren Übersichtlichkeit und ermöglicht die Gruppierung von Artikeln anhand von Positionstiteln auf dem Beleg. Sie können beispielsweise einem Schuhmodell den Positionstitel "Kleidung" zuordnen. Die übernommenen Positionen werden mit einem grünen Häkchen rechts oben in die Positionsliste eingefügt. Zusätzlich stehen Funktionen wie "Position hinzufügen", "Position bearbeiten" und "Position löschen" zur Verfügung.

3. Schritt: Auftrag fertigstellen

Im letzten Schritt werden die vorab festgelegten Zahlungsbedingungen und Zahlungsinformationen für diesen Auftrag noch einmal angezeigt. 

Bei Bedarf können individuelle Schlusstexte ausgewählt oder nue Schlusstexte als Vorlage erstellt werden, mehr Info zu den Schlusstexten im letzten Absatz: Hinweise zu den Schlusstexten

Beim Fertigstellen des Auftrages stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

A) Auftrag als "Enwurf speichern"

B) Auftrag endgültig fertigstellen "Fakturieren"

C) Auftrag abbrechen "Verwerfen"

A) Auftrag als "Entwurf speichern"

Wenn der Auftrag später weiter bearbeitet werden soll, kann als "Entwurf" gespeichert werden. damit wird der aktuelle Bearbeitungszustand gespeichert und spätere Änderungen sind jederzeit möglich. 

Wichtig: Zu Aufträgen im Entwurfs-Stadium lassen sich keine Zahlungseingänge verbuchen, ebenso können Entwurfs-Aufträge nicht weitergeführt werden. Um z.B. einen Lieferschein in eine Rechnung weiterführen (oder umgekehrt) darf der Auftrag sich nicht mehr im Entwurf befinden sondern muss den Status "Fertiggestellt" haben.

B) Auftrag endgültig fertigstellen "Fakturieren"

Wenn feststeht, dass der Beleg korrekt und vollständig ist, können Sie ihn fertigstellen indem Sie auf "Fakturieren" klicken. Es erscheint ein kurzer Hinweis dass der Beleg später nicht mehr editierbar ist und im Status des Beleges steht nun: "Fertiggestellt" und der Beleg kann bei Bedarf weitergeführt, oder - wenn es sich um eine Rechnung handelt und der Kunde bereits gezahlt hat - als bezahlt ausgebucht werden.

C) Auftrag abbrechen "verwerfen"

Wenn Sie bemerken dass Sie versehentlich einen falschen Auftrag begonnen haben können Sie den Vorgang mit Klick auf "Verwerfen" abbrechen.

Hinweise zu Schlusstexten & Platzhaltern

Das Erstellen von Textbausteinen bzw. Textvorlagen bietet mehrere Vorteile. Mit vorgefertigten Schlusstexten können Sie häufig verwendete Textpassagen schnell und einfach einfügen, was Zeit spart und die Effizienz steigert. Durch die Verwendung von Platzhaltern können Sie zudem personalisierte Inhalte in den Text einfügen, indem Sie bestimmte Platzhalter durch relevante Informationen aus der Datenbank ersetzen. Zudem gewährleistet die Verwendung von Textvorlagen eine konsistente und professionelle Kommunikation, da Sie vordefinierte Texte verwenden, die eine einheitliche Sprach- und Markenidentität vermitteln. Insgesamt ermöglichen Ihnen vordefinierte Textbausteine bzw. Textvorlagen eine zeitsparende und effektive Gestaltung Ihrer Belege.

Ein großer Vorteil der Verwendung von Textbausteinen und Platzhaltern ist die Flexibilität bei Änderungen der Stammdaten. Wenn sich beispielsweise Ihre eigenen Bankdaten oder die Bankdaten des Kunden ändern, werden die Platzhalter automatisch angepasst. Dadurch bleibt die Druckvorlage des Auftrags stets aktuell, ohne dass Sie diese manuell anpassen müssen. Die Platzhalter sorgen dafür, dass die korrekten Daten automatisch in den Dokumenten erscheinen, unabhängig von Änderungen in den Stammdaten.

Dies spart Ihnen Zeit und minimiert potenzielle Fehlerquellen. Sie können sich darauf verlassen, dass die generierten Dokumente stets die richtigen Informationen enthalten, ohne dass Sie jedes Mal manuelle Anpassungen vornehmen müssen. Die Verwendung von Textvorlagen und Platzhaltern erleichtert somit die Erstellung und Aktualisierung Ihrer Dokumente, was zu einer effizienten Arbeitsweise beiträgt.

Neue Schlusstext-Vorlage erstellen

Neue Schlusstext-Vorlagen können entweder direkt im Auftrag oder global in den Firma / Mandant Einstellungen erstellt werden.

TIPP  Bestehende Schlusstexte lassen sich bei Bedarf in den Firma / Mandant Einstellungen anpassen.

Bild "Neuen Schlusstext direkt in einem Auftrag anlegen"

Welche Platzhalter können verwendet werden

TIPP  Die Platzhalter befüllen sich beim Druck des Beleges automatisch mit den korrekten Daten, so kann auf Rechnungen z.B. ein Platzhalter für den Namen der Bank eingefügt werden, der sich dann beim Ausdrucken der Rechnung automatisch mit Ihren in den Firmendaten eingegebenen Bankdaten füllt.