Anleitung Kassenmeldung - Wie registriere ich meine Kasse beim Finanzamt

Die Elster Schnittstelle der SDS Neo vereinfacht die komplexe Kassen-Meldepflicht und reduziert den Aufwand für Sie auf das unabdingbare Minimum. 

Die Kassenmeldung geht leicht von der Hand und vor allem bleibt Ihnen das Durchforsten Ihrer Unterlagen erspart, Sie müssen nicht mühsam heraussuchen wann Sie das TSE System in Betrieb genommen haben oder wie die 64-stellige Seriennummer der TSE lautet. Diese und andere Daten stellt Ihnen Ihre SDS Neo automatisch bereit und verpackt sie in das vom Finanzamt geforderte Format als XML Datei. Die Datei kann dann entweder direkt in Elster Online hochgeladen oder an das Steuerbüro übergeben werden. 


TIPP Das bedeutet nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern, die bei der Übertragung komplexer Daten auftreten können. Sie sparen wertvolle Zeit und Nerven und können sich darauf verlassen, dass Sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.



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TIPP  Wenn mehrere Arbeitsplätze auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen, müssen die Schritte nur an 1 Arbeitsplatz vorgenommen werden.


1. Daten prüfen

2. xml Datei erzeugen

3. xml Datei beim Finanzamt einreichen







1. Daten prüfen


>> Menü > Stammdaten > Firma / Mandant Einstellungen > Reiterkärtchen  "Firmendaten"

Prüfen Sie in Ihren Firmendaten folgende 3 Einträge:

    1. Hausnummer: Muss dafür vorgesehen Feld stehen, zusätzliche Buchstaben können unter Zusatz eingetragen werden.
    2. Ansprechpartner: Nur nötig wenn Sie E-Rechnungen versenden möchten.
    3. Steuernummer: Nur nötig wenn Sie E-Rechnungen versenden möchten.
    4. Speichern




Wenn die Firmendaten passen, überprüfen Sie jetzt den Betriebsmodus Ihrer SDS Neo Arbeitsplätze unter:


>> Menü > Stammdaten > Firma / Mandant Einstellungen > Reiterkärtchen  "Filialen & Clients"


WICHTIG Reine Backoffice Arbeitsplätze ohne Kundenverkehr müssen nicht beim Finanzamt gemeldet werden. 


    • Wenn es sich um einen Arbeitsplatz mit Kundenverkehr bzw. Bar oder Karten Zahlungen handelt, muss "Kasse & Backoffice" eingestellt werden.
    • Reine Büroarbeitsplätze ohne Kundenverkehr bzw. Bar & Kartenzahlungen können auf "Backoffice" eingestellt werden.









2. XML Datei erzeugen


>> Menü > Stammdaten > Firma / Mandant Einstellungen > Elster Schnittstelle


Im linken Bereich (A) füllen Sie das Datenblatt aus und im rechten Bereich (B) übertragen Sie Ihre Kassen in die xml Datei.




2.1.) Datenblatt ausfüllen

Im linken Bildschirmbereich machen Sie Angaben zur Betriebsstätte und zum Steuerpflichtigen. Je nachdem, ob es sich um eine GmbH oder ein Einzelunternehmen handelt, werden unterschiedliche Daten abgefragt.




Angaben im Datenblatt:

  1. Steuernummer, Ust-ID Nummer
  2. Angaben zur Betriebsstätte:
    • Bezeichnung (Name des Geschäftes, z.B. "Bäckerei Müller")
    • Straße / Nummer / Zusatz, PLZ / Ort (Adresse des Geschäftes)
    • Bemerkung (optional)
  1. Angaben zum Absender (dem Steuerpflichtigen):
    • Bei Natürlichen Personen: Ident-Nummer*, Anrede, Titel, Straße, Nummer, Zusatz, PLZ / Ort, Adress Zusatz
    • Bei Firmen: Art des Steuerpflichtigen, Rechtsform, Firmenname, Straße, PLZ / Ort
  1. Speichern Sie Ihre Angaben mit Klick auf den entsprechenden Button.


*Was ist eine Ident-Nr??

Die persönliche Steuer Identifikationsnummer (Steuer-ID) ist eine 11-stellige, einer Person zugeordnete, lebenslang gültige Identifikationsnummer für Steuerzwecke in Deutschland. 

Die 'Ident-Nummer' steht in Elster Online, im Einkommensteuerbescheid ("IdNr." links oben über der Steuernummer) sowie in allen Schreiben des Finanzamtes jeweils neben der 'Steuernummer'. Man kann sich diese 'Ident-Nummer' auch vom Steuerbüro mitteilen oder vom Bundeszentralamt für Steuern per Post zusenden lassen.



2.2.) Kassen übertragen

Im rechten Bildschirmbereich der Elster Schnittstelle übertragen Sie Ihre Kasse/n in die xml Datei wie folgt:


>> Klick auf Aktion auswählen (1) > Vorhandenes Aufzeichnungssystem hinzufügen (2)




In der sich öffnenden Liste sehen Sie alle PCs, die auf Betriebsmodus Kasse & Backoffice gestellt sind, und die noch nicht in die xml Datei übernommen wurden. Falls die Liste neben Kassen-PCs auch PCs anzeigt, die gar nicht gemeldet werden müssen (z.B. Lager- oder Büro-PCs) muss der Betriebsmodus korrekt eingestellt werden. Überprüfen Sie Betriebsmodus wie zuvor unter Schritt 2 beschrieben.



Datum Anschaffung + Inbetriebnahme

Sobald Sie unter Client / Station einen PC auswählen, der bereits TSE Buchungen hat, zeigt Ihnen die SDS Neo das Datum der ersten Buchung an.

STOPP: Überprüfen Sie hier das Datum bevor Sie auf 'eAS in Meldedatei übertragen'  klicken! 

Wenn Sie ein falsches Datum bestätigen, muss der gesamte Prozess der Außerbetriebnahme durchgeführt werden um das Datum wieder zu korrigieren.



  1. Anschaffung des eAS: 
    • Wann wurde die TSE Kasse angeschafft.
    • Bei Kassen aus 2021 und älter kann z.B. das Datum der TSE Beauftragung verwendet werden.
  1. Inbetriebnahme des eAS: 
    • Wann wurde die TSE Kasse in Betrieb genommen.
  1. Mit Klick auf 'eAS in Meldedatei übertragen' wird die Kasse verbindlich in die xml Datei übertragen. 


Mehrere Kassen:  Fügen Sie alle Kassen nacheinander hinzu, die in der Liste vorgeschlagen werden. Sollte sich in der Liste ein PC befinden, der im Lager oder im Büro steht, überprüfen Sie zuvor dessen Betriebsmodus wie im Schritt 2 beschrieben.




2.3.) xml Datei auf dem PC speichern

Nachdem die Daten der Betriebsstätte eingetragen und alle Kassen hinzugefügt sind, können Sie die xml Datei auf Ihrem PC speichern um sie später an Ihr Steuerbüro zu übergeben, alternativ können Sie die Datei natürlich auch direkt selbst in Elster Online einlesen.


Um die Datei auf dem PC zu speichern gehen Sie unten auf: 'XML Datei für Elster Online bereitstellen' :



Nach Klick auf 'XML Datei für Elster Online bereitstellen' wählen Sie aus, wo die xml Datei gespeichert werden soll (Klick auf 'Speichern').

Die xml Datei wird unter dem Namen 'EasElsterMeldung' mit Datum am ausgewählten Ort gespeichert.








3. Datei beim Finanzamt einreichen

Sie können die Datei nun an Ihr Steuerbüro übergeben oder sie mit einem eigenen Elster Online Zugang direkt selbst einlesen.

Ich möchte die Datei selbst beim Finanzamt einreichen:

    • Reichen Sie die xml Datei über das Finanzamtsportal Elster Online ein.

Ich möchte die Datei an mein Steuerbüro übergeben:

    • Kopieren Sie die xml Datei auf einen USB Stick oder senden Sie die Datei per er E-Mail an Ihr Steuerbüro.

Welche Termine / Fristen gelten:

    • Die Meldung beim Finanzamt muss bis spätestens 31.07.2025 erfolgt sein.








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