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Kassenmeldung beim Finanzamt ab 1. Januar 2025

Von der Kassen-Meldepflicht sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme für Barzahlungen betroffen. Ein elektronisches Aufzeichnungssystem kann z.B. eine Registrierkasse, eine PC-Kasse, eine Touchkasse oder auch ein elektronisches Kassenbuch sein.

Es spielt keine Rolle welcher Umsatz erwirtschaftet wird, auch Kleinunternehmer und öffentliche Bereiche wie Museen sind betroffen.

Die KassenSicherungsVerordnung (KassenSichV) gilt alle Branchen. Für den Handel ebenso wie für Dienstleistung, Kosmetik- und Nagel-Studios, Friseure, Bäcker, Fleischer, Döner, Imbiss, Gastronomie, Handwerk und alle anderen Bereiche.

FAZIT Überall wo Barzahlungen stattfinden wird muss eine Technische Sicherheits Einrichtung (TSE) an das elektronische Aufzeichnungssystem angeschlossen werden.

Beginn der Meldepflicht 01.01.2025

Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme tritt zum 01.01.2025 in Kraft.

Meldezeitraum für bereits vorhandene Kassen:

• Bereits vorhandene Kassensysteme müssen im Zeitraum zwischen 01.01.2025 und 31.07.2025 beim Finanzamt registriert werden. (Nachmeldefrist)

Meldezeitraum für ab 1. Juli 2025 neu angeschaffte Kassen:

• Alle ab dem 01.07.2025 muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme beim Finanzamt gemeldet werden.

Welche Kassen sind zu melden

Betroffen sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Barverkauf, jede TSE muss einzeln beim Finanzamt registriert werden. Auszug "Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO":

Wer übernimmt die Anmeldung

Die Anmeldung beim Finanzamt kann entweder durch den Steuerpflichtigen selbst über die Elster Software bzw. ERiC Schnittstelle erfolgen, jedoch kann der Steuerpflichtige diese Aufgabe auch an seinen Steuerberater übertragen.

Die meisten Steuerpflichtigen werden ihr Steuerbüro bitten, die Anmeldung der TSE beim Finanzamt vorzunehmen. Durch diese zusätzliche Aufgabe ist in den Kanzleien mit erheblichen Zeitaufwänden zu rechnen.

TIPP  Verringern Sie Ihren Aufwand

Wenn wir bedenken, dass über 2 Mio. Kassen gemeldet werden müssen, lässt sich der zu erwartende Bearbeitungsstau aller Beteiligten erahnen.

Um unseren Anwendern und deren Steuerkanzleien die Registrierung der Kassen beim Finanzamt zu vereinfachen, kann die Kassen-Meldedatei direkt über die SDS Neo Kassensoftware ausgeben werden.

Die Meldedatei enthält alle zur Anmeldung der Kasse nötigen Daten - was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.

Hilfreich ist auch, dass die Meldedatei elektronisch in der Kasse gespeichert wird und vom Steuerpflichtigen selbst jederzeit einsehbar ist... welche Kassen habe ich wann mit welchen Daten beim Finanzamt gemeldet etc.

Damit können die mitgeteilten Angaben auch für eigene Zwecke genutzt werden, um z.B. einen Überblick über die eingesetzten Kassen und an das Finanzamt übermittelte Daten zu erhalten.

Bußgeld bei nicht fristgerechter Anmeldung

Bei Verstößen gegen die fristgemäße Meldung spricht der Fiskus über Bußgelder in Höhe von bis zu 25.000,00 €.

Bestandteile der Kassenmeldung

Jede Kasse muss einzeln mit allen relevanten Informationen registriert werden wie Betriebsstätte der Kasse, TSE Art, TSE Zertifikat, Seriennummer der Kasse, Datum der TSE Anschaffung etc. Die Registrierung muss ab 01.01.2025 in elektronischer Form erfolgen, PDF Meldungen sind nicht möglich.

TIPP  Mit der SDS Kassensoftware Neo kann die Kassen-Meldedatei zum Einlesen in Elster durch das Steuerbüro vom Anwender selnbst direkt in der Kassensoftware herausgelassen werden.
 

Folgende Daten werden von der SDS Neo in der xml Datei bereit gestellt:

 

1. Angaben zum Nutzer:
   1. Natuerliche Person:
      • IdNr
      • Anrede
      • Name
      • Vorname
      • Titel
      • Geburtsdatum
   2. Adresse:
      • Strasse
      • Hausnummer
      • Hausnummernzusatz
      • Anschriftenzusatz
      • Postleitzahl
      • Ort
2. Angaben zum Datenuebermittler:
   1. NatuerlichePerson:
      • Anrede
      • Name
      • Vorname
      • Titel
      • Geburtsdatum
   2. Adresse:
      • Strasse
      • Hausnummer
      • Hausnummernzusatz
      • Anschriftenzusatz
      • Postleitzahl
      • Ort
3. Angaben zur Betriebsstaette:
   1. Anzahl Aufzeichnungssysteme (in der Betriebsstätte)
   2. Adresse:
      • Strasse
      • Hausnummer
      • Postleitzahl
      • Ort
4. Angaben zum Aufzeichnungssystem:
   • Art
   • Software
   • Seriennummer AS
   • Hersteller
   • Modell                        
   • Seriennummer TSE
   • Inbetriebnahme TSE
   • Ablaufdatum TSE
   • BSIID
   • Anschaffung AS
   • Inbetriebnahme AS

 

Mein Mandant hat mich mit der Kassenmeldung beauftragt:

Wenn Ihr Mandant Sie mit der Meldung seiner kassensysteme beim Finanzamt beauftragt hat, lassen Sie sich von Ihrem Mandanten einfach die komplette xml Datei geben, die Sie direkt im Elster Portal einlesen können.

Falls Ihr Mandant nicht weiß, wo er die Datei findet, gibt es hier eine Step By Step Anleitung (Dauer 5 Minuten): https://www.sds-kassensysteme.de/sds-neo-365/handbuch/anleitung-kassenmeldung.html

WICHTIG:  Bitte fragen Sie bei Ihrem Mandanten keine Daten manuell ab - das ist extrem fehleranfällig! Sie erhalten vom SDS Neo Kassensystem eine vollständige Datei, die sofort im Elster Portal eingelesen werden kann.

 

TSE kaufen

• TSE Kasse: https://www.sds-kassensysteme.de/kassensysteme/

• TSE Kassensoftware: https://www.sds-kassensysteme.de/kassensoftware/ 

• TSE Stick: https://www.sds-kassensysteme.de/swissbit-tse/  

TIPP  Unser TSE-Stick hat eine Zertifikatsgültigkeit von 5 Jahren, so dass er volle fünf Jahre lang Signaturen an der Kasse erzeugt. 
 

Welche Kassen müssen in die Cloud

Da es den Kassensoftware Herstellern überlassen bleibt, welche TSE sie anbinden - und die Programmierung einer Schnittstelle zu einer Cloud einfacher und schneller realisierbar ist als die aufwendige Hardware Programmierung - wird es viele Kassenlösungen mit (Zwangs)Anbindung an eine Cloud und entsprechend viele Cloud-Verträge geben. Je Kasse wird dabei 1 TSE Cloud Vertrag nötig.

Geschäfte die sich an eine TSE Cloud binden, müssen über eine schnelle Internetverbindung verfügen, da jede Transaktion über das Internet in die TSE Cloud gesendet wird.

FAZIT  Da wir die TSE nicht als Cloud, sondern als Hardware realisieren, sind unsere Kunden nicht auf shelles Internet angewiesen.

Hinweis zur Bonpflicht

Seit 01.01.2020 muss bei jedem Kassenvorgang ein Beleg ausgegeben werden, die Belegausgabe kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Den gedruckten Kassenbon müssen Kunden nicht mitnehmen, wird kein Bon gedruckt muss eine elektronische Übergabemöglichkeit angeboten werden.

Geschäftsbetreiber können beim Finanzamt einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen. Eine Befreiung kommt laut BMF in Betracht, wenn "eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht".

Schätzung bei Missachtung der Bonpflicht

Dass die zusätzlichen Papier-Kosten in keinerlei Verhältnis zu den drohenden Kosten bei Missachtung des Gesetzes stehen, ist den meisten Steuerpflichtigen nicht bewusst.

Laut BMF drohen zwar keine Bußgelder wenn man der Bonpflicht nicht entspricht, jedoch kann das Finanzamt in diesem Fall annehmen, dass der Steuerpflichtige seinen Aufzeichnungspflichten laut GoBD grundsätzlich nicht entspricht, demzufolge die Buchhaltung verwerfen und somit den Steuerpflichtigen einer Schätzung unterziehen. Das BMF schreibt dazu in seinen FAQ unter "Antworten auf allgemeine Fragen - Was passiert, wenn der Ausgabepflicht nicht entsprochen wird?":

 

Zertifkat der von SDS Kassensysteme eingestzten TSE: BSI-DSZ-CC-1121-2019