Vollautomatisierte E-Rechnung mit SDS Neo

Die E-Rechnung ist ab dem 1. Januar 2025 Pflicht für B2B-Transaktionen in Deutschland. Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen können Unternehmen ihre Prozesse effizienter, sicherer und umweltfreundlicher gestalten. Eine Ausnahmeregelung besteht bis 31.12.2026.

Mit der Auftragsverwaltung der SDS Neo Software sind Sie bestens auf die Erzeugung von E-Rechnungen vorbereitet, wobei das Format XRechnung 3.0.1 CII zur Anwendung kommt.


Welche Einstellungen muss ich vornehmen?

Die Software nimmt Ihnen den kompletten Prozess der E-Rechnung vollautomatisch ab, ohne dass dafür Einstellungen im Kundenstamm oder in der Rechnung vorgenommen werden müssen. Lediglich die Steuernummer und der Ansprechpartner für E-Rechnungen muss hinterlegt werden. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob bestimmte Informationen in E-Rechnungen ein- oder ausgeblendet werden sollen. Wo Sie diese Einstellungen vornehmen wird nachfolgend beschrieben.


1) Firmendaten kontrollieren / anpassen

Gehen Sie in in die Firmendaten und prüfen Sie, ob bereits alle für die E-Rechnung benötigten Angaben eingepflegt sind:


>> Menü > Stammdaten > Firma / Mandant Einstellungen > Reiterkärtchen "Firmendaten"


      1. Straße: Stellen Sie sicher, dass die Hausnummer (sowie ein eventueller Zusatz, z.B. 11a) in den dafür vorgesehen Feldern Nummer und Zusatz eingetragen sind. Die Hausnummer darf nicht mit im Feld Straße stehen.
      2. Ansprechpartner: Prüfen Sie, ob ein Ansprechpartner hinterlegt ist.
      3. Steuernummer: Prüfen Sie, ob die Steuernummer hinterlegt ist.





2) Bestimmte Informationen in E-Rechnungen ein- oder ausblenden

Falls Sie bestimmte Informationen nicht übergeben möchten – beispielsweise, wenn im Zusatz 1 interne Notizen stehen – können Sie diese einfach abwählen, um die in der E-Rechnung enthaltenen Daten entsprechend anzupassen. Gehen Sie dazu auf:


>> Menü > Einstellungen > Globale Programmeinstellungen > E-Belege




TIPP  Standardmäßig sind hier alle Häkchen gesetzt, damit wichtige Informationen übergeben werden, wie z.B.


      • Artikel Zusätze 1 bis 3
      • Warengruppen
      • Steuerschlüssel


Wie werden E-Rechnungen erzeugt?

E-Rechnungen werden automatisch erzeugt, sobald Sie eine Rechnung per E-Mail versenden möchten. Die E-Rechnung wird dann als Datei im ZUGFeRD 2.2 EXTENDED Format direkt an die E-Mail angehängt, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen. 


1. Vollautomatisierung

      • Sobald eine Rechnung per E-Mail versendet wird, erzeugt Ihre SDS Neo zusätzlich eine E-Rechnung (ZUGFeRD 2.2 EXTENDED) und hängt sie an die Nachricht an. 


2. Kein manueller Aufwand

      • Sie müssen keine Einstellungen in Ihren Rechnungen vornehmen und auch nicht prüfen, welche Kunden betroffen sind – die Funktion arbeitet automatisch im Hintergrund. 


3. Rechtskonform und stressfrei

      • Die SDS Neo spart Ihnen wertvolle Zeit und sorgt dafür, dass Sie jederzeit den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.



TIPP  Die E-Rechnungs-Funktion ist ab Version 8.2 enthalten. Hier geht es zum SDS Neo Update Center.



Info Icon Ich habe Unterkapitel Unterkapitel öffnen

Um gezielt ein bestimmtes Unterkapitel mit praxisnahen Anwendungsbeispielen und detaillierten Step-by-Step Anleitungen zu öffnen, navigieren Sie im Inhaltsverzeichnis einfach per Doppelklick oder mit Klick auf das kleine Dreieck links neben dem gewünschten Kapitel. Hier ein Auszug der verfügbaren Unterkapitel: