Kassensysteme kaufen - Was muss ich beachten

Was sollte ich die Kassenhardware Anbieter und Kassensoftware Anbieter fragen bevor ich mich für ein Kassensystem entscheide...

Vor dem Kauf eines neuen Kasensystems steht oft die Frage "Welches Kassensystem brauche ich eigentlich???" Zur Beantwortung dieser Frage sollte man zunächst seine grundlegenden Ansprüche definieren und diese dann mit den einzelnen Kassensystem Anbietern abgleichen.

Gerade als Neuling ist das jedoch leichter gesagt als getan. "Gebrannte Kinder", die von einer schlecht funktionierenden Kasse umsteigen, wissen dann immerhin was sie NICHT wollen...  Der hier zur Hilfestellung veröffentlichte Fragenkatalog erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, kann zumindest aber ein Wegweiser sein:

Fragen bzgl. der Kassen-Hardware

  1. Brauche ich eine Touchkasse oder reicht eine PC Kasse?
    • Steht Geschwindigkeit für Sie an erster Stelle (z.B. im Lebensmittehandel)
      • Ja: Sie brauchen definitiv eine Touchkasse - es dauert einfach zu lange die Maus in die Hand zu nehmen und die Kassensoftware via Maus und Tastatur zu bedienen
      • Nein: Es ist keine Touchkasse notwendig
  2. Muss ich auf sehr hohe Leistung bei Prozessor, Arbeitsspeicher, Festplatte & Co achten?
    • Wenn an den Kassensystemen nur die Kassensoftware laufen soll sind keine großen Anforderungen an Prozessorleistung oder Festplattenkapazität erforderlich
    • Wenn zusätzlich Ressoucen-fressende Fremd-Programme wie z.B. Videoüberwachung o.ä. laufen sollen, müssen die Kassensysteme auch die Systemvoraussetzungen der einzusetzenden Fremdsoftware erfüllen
  3. Welches Betriebssystem sollte ich einsetzen?
    • Frage an den Kassenhardware Anbieter: Kann an den Kassensystemen das aktuelle Betriebssystem installiert werden
    • Frage an den Kassensoftware Anbieter: Wird das aktuelle Betriebssystem von der Kassensoftware unterstützt
  4. Brauche ich ein Kundendisplay?
    • Wenn Sie Ihren Kunden (wie im Supermarkt) die Möglichkeit geben möchten die abkassierten Artikel zu sehen, brauchen Sie ein Kundendisplay. Es stellen sich folgende Fragen:
    • Frage an den Kassensoftware Anbieter: Welche Kundendisplays werden von der Kassensoftware unterstützt
    • Frage an den Kassenhardware Anbieter:
      • Welche Kundendisplays werden von der Kasse unterstützt
      • Wie können Kundendisplays angeschlossen werden (z.B. rückseitig im Kassensystem intergriert oder als externe Aufstellvariante)

Fragen bzgl. der Kassensoftware

  1. Welche Zahlarten möchte ich an den Kassensystemen zur Verfügung haben?
    • Bar = kann jede Kassensoftware
    • Kartenzahlungen = Kassensoftware Anbieter fragen ob EC Terminals direkt eingebunden werden können und wenn ja was das kostet (ZVT-Schnittstelle nötig)
      • Vorteile der direkten Anbindung von EC-Terminals:
        • Der Zahlbetrag muss nicht im EC-Gerät eingegeben werden (vermeidet Kassierer Fehleingaben)
        • Der Kassenschnitt (Abrechnung mit dem EC-Provider) kann automatisch mit Kassenabschluss erfolgen
    • Rechnungen (Banküberweisungen) = Kassensoftware Anbieter fragen ob eine Auftrags-Verwaltung vorhanden ist die folgendes enthält:
      • Mahnungen
      • Gutschriften
      • Lieferscheine
      • Angebote
  2. Habe ich nur Laufkundschaft oder möchte ich meine Kunden anlegen
    • Nur Laufkundschaft = Sie benötigen keine Kundenverwaltung
    • Ich möchte meine Kunden anlegen = Sie benötigen eine Kundenverwaltung die je nach Bedarf folgendes enthalten sollte:
      1. Name, Vorname, Firma
      2. Adresse und abweichende Lieferadressen
      3. Kundenkonto in dem jeder Einkauf mitgeführt wird
      4. Kundenkarte die beim Einkauf vom Kassierer abgescannt wird
      5. Ansprechpartner
      6. Geburtstage
      7. Telefonnummern
      8. eMail Adressen (evtl. noch die Website des Kunden)
      9. Kunden Preisklasse
      10. Kunden Rabatt
      11. Kennzeichen ob Kunde mit oder ohne Umsatzsteuer beliefert wird
      12. Bankdaten
      13. Zahlungsarten und Zahlungsziele (z.B. Rechnung, 14 Tage Zahlungsfrist)
      14. Ust-ID (bestenfalls mit Prüfmöglichkeit)
      15. Kennzeichen ob der Kunde einem Lieferstopp unterliegt (wenn z.B. Rechnungen nicht bezahlt wurden)
      16. Möglichkeit zur Hinterlegung von Notizen zum Kunden
      17. verschiedene Zusatzfelder für eigene Zwecke
      18. Serienmails oder Serien SMS
  3. Möchte ich mehrere Kassensysteme im Laden einsetzen = die Kassensoftware muss netzwerkfähig sein
  4. Möchte ich mehrere Filialen bzw. Standorte verwalten = die Kassensoftware muss filialfähig sein

Zurück