Verfahrensdokumentation für Betriebsprüfungen


Die Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht in der Regel aus:



    • einem allgemeinen Teil (Beschreibung der Geschäftstätigkeit und der steuerlichen Pflichten, Zuständigkeit für die Verfahrensdokumentation, Änderungs- und Versionierungskonzept für die Verfahrensdokumentation) → erfolgt durch den Kassenbetreiber
    • der Anwenderdokumentation (insb. Beschreibung der fachlichen Prozesse) → erfolgt durch den Kassenbetreiber
    • der Technische Systemdokumentation (insb. Systembeschreibung, Programmhandbücher, eingesetzte Hard- und Software) → erfolgt durch den Kassenhersteller
    • der Betriebsdokumentation (Beschreibung des Einsatzes des Systems in den fachlichen Prozessen, Ablage von Arbeitsanweisungen usw., Internes Kontrollsystem, Sicherheits- und Archivierungskonzepte) → erfolgt durch den Kassenbetreiber


Die Technische Systemdokumentation besteht aus der nachfolgenden Beschreibung und dem Handbuch zur SDS Kassensoftware Neo 365. 


Beide Dokumentationen werden Online zur Verfügung gestellt.


Ergänzt sollten diese Unterlagen noch vom Kassenbetreiber mit den Handbüchern für die jeweils zum Einsatz gebrachte Hardware.


SDS Kassensoftware Neo 365 funktioniert ausschließlich auf dem Betriebssystem Microsoft Windows 10 oder 11 und basiert auf einem geschützten SQL-Datenbanksystem.


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Verfahrensdokumentation SDS Neo 365

Vorwort


Diese Verfahrensdokumentation zur SDS Kassensoftware Neo 365 beschreibt die Datenhaltung und den Buchungsablauf in der Kassensoftware.


Installation und Funktionalität


Die SDS Kassensoftware Neo 365 ist ein Kassensystem des Typ 3, basierend auf Microsoft Windows Betriebssystemen. Die Datenhaltung erfolgt in einem geschlossenem SQL-Datenbanksystem, welches komplett gekapselt und ausschließlich über die dafür vorgesehenen Programmfunktionen zugänglich ist. Die Kassensoftware kann im Einzelplatzbetrieb mit lokaler Datenbank oder im Netzwerkbetrieb mit zentraler Datenbank betrieben werden. Das Datenbanksystem ist in beiden Fällen identisch. Die Kassenclients werden direkt an die Datenbank angebunden, ohne Zwischenspeicher oder Datenpuffer. 


Updates werden während der Laufzeit online bereitgestellt.


In der Versionshistorie kann der Nutzer die Veränderungen zur Vorgängerversion nachlesen. 


Die Kassensoftware kann in Verbindung mit einem handelsüblichen PC oder mit einem POS-Kassensystem zum Einsatz gebracht werden. Die Betreuung erfolgt entweder über den Benutzer selbst oder durch eine externe IT- bzw. durch SDS-Kassensysteme insofern ein entsprechender Wartungsvertrag vorliegt.


Abhängig von den vom Nutzer erworbenen Lizenz erfolgt die Aktivierung der Module die jeweils eine entsprechende Funktionalität zur Verfügung stellen, so z.B. Kundenverwaltung, Auftragsbearbeitung, Inventur, Preisaktionen.


Durch individuelle Einstellungen der Benutzerrechte ist es möglich, die Funktionalität der Kasse für einzelne Personen oder Gruppen einzuschränken. 


Beispielhaft wären hier folgende Rechte: 


    • Wareneingänge und Warenrücknahmen
    • Zugriff und Änderungen der Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Benutzer, Artikel)
    • Zugriff auf Berichte und Auswertungen
    • Zugriff auf die Auftragsbearbeitung
    • Zugriff auf Systemeinstellungen


Eine komplette Übersicht der Systemrechte ist im Handbuch hinterlegt und ausführlich dokumentiert.


Geschäftsvorfälle


Alle Geschäftsvorfälle werden systematisch erfasst. Die Aufzeichnung erfolgt eindeutig und nachvollziehbar. Entsprechend Kassensicherungsverordnung 2020 werden alle Geschäftsvorfälle nach Inbetriebnahme der zertifizierten Sicherheitseinrichtung (TSE) digital signiert.


Jede Kasse wird über den Computernamen identifiziert. Beim Start der Kasse wird geprüft, ob für Kasse diese bereits ein begonnener Kassenabschluss (Kassenjournal) vorhanden ist. Falls noch kein begonnener Kassenabschluss vorhanden ist, wird dieser neu angelegt. 


Die Kassensoftware startet in diesem Fall mit der Eingabe des Kassenanfangsbestandes.


Jede Buchung in der Kassensoftware und in der Auftragsverwaltung wird dem Kassenabschluss zugeordnet. Stornierungen von Buchungen und Belegen sind nicht möglich. 


Ausnahme: Vor der Ausführung des Bezahlvorganges ist eine Korrektur von falschen Eingaben oder „Vertipper“ ist mit der Funktion Sofortstorno möglich. 


Diese Funktion steht nur während der Artikelerfassung zur Verfügung und ist an das Benutzerrecht „Kassierer darf Sofortstornos ausführen“ gebunden. 


Alles Vorgänge dieser Art werden ebenfalls im System erfasst.


Sicherheitsfunktionen


Die Software verfügt über eine Datensicherungsfunktion. Dabei werden alle Daten und Einstellungen in einer verschlüsselten Datei gespeichert. 


Eine Bearbeitung der Datei und damit eine eventuelle Manipulation der Daten ist ausgeschlossen.  


Technische Sicherheitseinrichtung


Entsprechend der Kassensicherungsverordnung werden alle TSE-relevanten Geschäftsvorfälle mit einer TSE-Signatur versehen. 


Die TSE ist eine Hardware-TSE der Swissbit AG mit dem Zertifikat: BSI-K-TR_362_2019 mit einer Konformität zu BSI TR-03153 – Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme.

       

Datenexport 


Folgende Möglichkeiten stehen zum Datenexport zur Verfügung:


Kassennachschau


    • Buchung.csv
    • BuchungDetail.csv
    • Kassenabschluss.csv
    • KassenabschlussDetail.csv
    • Kontrollausdruck von Einzelbelegen und Kassenabschlussbelegen
    • Ausdruck Kassenjournal
    • Ausdruck Buchungsjournal


Datenträgerüberlassung nach DSFinV-K


    • Datenexport im DSFinV-K Standard


Datenträgerüberlassung nach GoBD 


    • Index.xml
    • Gdpdu-01 09.2004.dtd
    • Artikel.csv
    • ArtikelLagerProtokoll.csv
    • ArtikelPreisProtokoll.csv
    • Gutschrift.csv
    • GutschriftDetail.csv
    • KassenAbschluss.csv
    • KassenBuchung.csv
    • KassenBuchungDetail.csv
    • Kunden.csv
    • Rechnung.csv
    • RechnungDetail.csv
    • SofortStornos.csv
    • Wareneingang.csv 


Nach erfolgreichem Export stehen die o.g. Daten in einem separaten Ordner zur Verfügung. Der Inhalt sollte auf eine CD gebrannt oder auf einen nur beschreibbaren USB-Stick gesichert werden.


Abschließende Bemerkungen

 

Die SDS-Kassensysteme GmbH behält sich vor, diese Verfahrensdokumentation jederzeit zu ergänzen und oder zu erweitern. Dieser Vorbehalt ist zwingend erforderlich, da das Kassensystem einer ständigen Weiterentwicklung unterliegt. Diese werden in der Regel als Updates zur Verfügung gestellt. Wir empfehlen unseren Kunden sich vor einer Prüfung durch die Finanzbehörde die jeweils aktuelle Verfahrensdokumentation auszudrucken und dem Prüfer zur Verfügung zu stellen.


Sie können die Verfahrensdokumentation hier herunterladen und dem Finanzamt zur Verfügung stellen: 

Download Verfahrensdokumentation