PC Wechsel - Was ist beim Austausch von Kassen zu beachten


Der Austausch eines Kassen-PCs kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn es um die sichere Übertragung von Finanzamtsrelevanten Daten geht. Es ist von außerordentlich großer Bedeutung, die korrekten Maßnahmen zu treffen, um den Kassenwechsel ordungsgemäß durchzuführen. Neben der Bereitstellung von Daten für das Finanzamt von der alten Kasse für etwaige Betriebsprüfungen muss zusätzlich seit 2025 auch die Meldung der neuen Kasse innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen. Auf diesen Seiten dreht sich alles um den korrekten Umzug Ihrer Kassendaten auf einen anderen PC und welche Maßnahmen dabei für Ihr zuständiges Finanzamt ergriffen werden müssen.


TIPP  Der Kassenaustausch kann komplett in Eigenregie durchgeführt oder als kompletter Service bei SDS gebucht werden: zum Service


Was ist im Komplettservice enthalten:

    1. Betriebsprüfungsservice - Bereitstellung der Daten der alten Kasse für Betriebsprüfungen (werden auf CD gebrannt)
    2. Datenübernahme - Datentransfer von der alten auf die neue Kasse
    3. Installation & Einrichtung Zubehör - Installation und Einrichtung des Zubehörs an der neuen Kasse
    4. TSE Inbetriebnahme - Übernahme der Technischen Sicherheitseinrichtung
    5. Außerbetriebnahme Meldung - Bereitstellung der Außerbetriebnahme Meldung für das Finanzamt
    6. Inbetriebnahme Meldung - Bereitstellung der Inbetriebnahme Meldung für das Finanzamt


1. Betriebsprüfungsservice

Das Modul umfasst die Bereitstellung der Daten für das Finanzamt. Wir stellen sicher, dass alle Finanzamtsrelevanten Daten von Ihrem alten PC gesichert werden, bevor dieser z.B. entsorgt wird. Ebenso unterstützen wir Sie dabei, Ihre steuerlichen Pflichten zu erfüllen, indem wir wichtige Daten wie die Datenträgerüberlassung, das Protokoll der Programmieränderungen, das Softwarehandbuch sowie das TAR Archiv gesammelt auf CD bereitstellen. Mit unserer Unterstützung stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen für das Finanzamt bereitgestellt werden.

2. Datenübernahme

Das Modul umfasst den kompletten Datentransfer von der alten auf die neue Kasse. Darüber hinaus übernehmen wir alle Daten Ihrer Kassensoftware, einschließlich Stammdaten, Artikeldaten, Kundendaten, Kassenbons, Kassenabschlüsse und vielem mehr. Mit unserem All-Inklusiv-Service können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Kassen-PC-Wechsel reibungslos und effizient abläuft.

3. Installation & Einrichtung vorhandenem Zubehörs

Das Modul umfasst die Inbetriebnahme verschiedener Komponenten, um Ihren neuen Kassen-PC optimal zu nutzen. Wir kümmern uns um die Anbindung Ihrer EC-Geräte, binden den neuen Kassen-PC in Ihr Firmennetzwerk ein und verbinden vorhandenes Zubehör wie Bondrucker, Barcodescanner, Kassenlade und Kundendisplay. Aber damit nicht genug: Wir nehmen die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) an der alten Kasse außer Betrieb und stellen sicher, dass sie auf dem neuen Kassen-PC betriebsbereit ist.

4. TSE Inbetriebnahme / Kassenmeldedatei 

Übernahme der Technischen Sicherheitseinrichtung an die neue Kasse: Wir sorgen dafür, dass die erforderlichen Daten zur TSE-Inbetriebnahme von der alten Kasse gesichert und an die neue Kasse übertragen werden. Sie müssen sich keine Kopfzerbrechen um TSE Zugangsdaten, TAR Archiv oder die korrekte Inbetriebnahme und Bereitstellung der Inbetriebnahmedaten für das Finanzamt machen.

5. Kassen Außerbetriebnahme

Wir stellen Ihnen die Außerbetriebnahme Meldung der alten Kasse für das Finanzamt bereit.

6. Kassen Inbetriebnahme

Wir stellen Ihnen die Inbetriebnahme Meldung der neuen Kasse für das Finanzamt bereit.





Anleitung Kassen-Austausch

HINWEIS: Wenn Sie den Service bei SDS beauftragt haben, ignorieren Sie diese Anleitung, nur durchführen wenn Sie den Austausch des Kassen-PCs selbst vornehmen!


BEGINN  ANLEITUNG

A) Schritte am alten PC

    1. Wenn bereits Buchungen vorhanden sind:
      1. Z-Bon: Evtl. letzten Kassenabschluss / Z-Bon machen falls noch nicht erstellt.
      2. TAR Archiv sichern: 
        • Das TAR Archiv wird für das Finanzamt benötigt und wird (bei Kassenabschluss) standardmäßig auf dem TSE Stick gespeichert. 
        • Falls das bei Ihnen der Fall sein sollte, müssen Sie das TAR Archiv nicht extra sichern, insofern der TSE Stick an den neuen PC mitgenommen wird. Wenn sich das TAR Archiv nicht auf der TSE befinden sollte, sichern Sie das TAR Archiv an einen sicheren Ort, am besten auf CD wie hier beschrieben: zur Step By Step Anleitung .
      1. Datenträgerüberlassung erstellen: 
        • Die Datenträgerüberlassung wird für das Finanzamt benötigt und kann für den Zeitraum der Benutzung direkt in der SDS Neo bereitgestellt werden. Sichern Sie die Datenträgerüberlassung an einen sicheren Ort, am besten auf CD wie hier beschrieben: zur Step By Step Anleitung
      1. Sichern Sie zusätzlich folgende Daten: 
        • Verfahrensdokumentation, Benutzerhandbuch, Protokoll der Programmieränderungen, TSE-Prüfzertifikat
        • HINWEIS: Das Finanzamt erwartet die Daten auf einem "nicht manipulierbaren Medium". Wir sichern die Daten daher im Rahmen unseres Komplettservice (siehe oben) grundsätzlich auf CD, was wir für selbst zu erstellende Daten auch empfehlen.
    1. Datenbank sichern: Menü > Einstellungen > „Datensicherung“
    2. Einloggen und Daten für das Finanzamt erstellen / sichern:
      • Loggen Sie sich noch einmal in die SDS Neo ein, gehen Sie dabei jedoch nicht in die Kasse sonst wird einer neuer Z-Bon begonnen.
      • Gehen Sie auf Menü > Stammdaten > Firma/Mandant Einstellungen
        1. TSE Zugangsdaten sichern: 
          • Falls Ihnen die Zugangsdaten für Ihre TSE nicht bekannt sind, lesen Sie diese jetzt aus.
          • Wechseln Sie dazu in das Reiterkärtchen Elster Schnittstelle und notieren Sie sich im unteren Bereich die PIN PUK und TAB der betreffenden TSE. Bleiben Sie hier für den nächsten Schritt.
        1. Außerbetriebnahme des PCs in die xml Datei für das Finanzamt übertragen:
          • Wenn der Kassen-PC außer Betrieb genommen werden soll, müssen Sie die Außerbetriebnahme-Daten in die xml Datei für Elster Online übertragen. Gehen Sie dazu oben auf "Aktion auswählen > eAS außer Betrieb nehmen".
          • Die Anleitung zur Vorgehensweise bei der Außerbetriebnahme finden Sie hier: zur Step By Step Anleitung
          • TIPP Lesen Sie die xml-Datei dann noch nicht in Elster Online ein, da erst der neue Kassen-PC zur xml-Datei hinzugefügt werden muss.
        1. Ihre Lizenz
          1. Wechseln Sie zum Reiterkärtchen Filialen & Clients
          2. Lizenz sichern: Notieren Sie sich die Lizenz des PCs.
          3. Lizenz deaktivieren: Klicken Sie auf „Lizenz deaktivieren“.
        2. Technische Sicherheitseinrichtung entfernen: Ziehen Sie die TSE vom PC ab.


B) Schritte am neuen PC

    1. TSE einstecken: TSE an einen beliebigen USB Steckplatz stecken
    2. SDS Neo installieren: Download aktuelle Version SDS Neo 365
    3. Datensicherung einspielen: SDS Neo starten und in der linken Menüleiste „Mandant wiederherstellen“
    4. Lizenz aktivieren: SDS Neo starten und Lizenzdaten eintragen
    5. TSE in Betrieb nehmen: Menü > Einstellungen > TSE Inbetriebnahme > Zugangsdaten PIN PUK und TAB der betreffenden TSE eingeben.
    6. Zubehör in Betrieb nehmen: 
    1. Daten für das Finanzamt erstellen / sichern:
      1. Übertragen Sie den neuen Kassen-PC in die xml Datei für Elster Online. Gehen Sie dazu auf "Aktion auswählen > Vorhandenes Aufzeichnungssystem hinzufügen".
      2. Die Anleitung wie Sie eine neue Kasse in die xml Datei übertragen finden Sie hier: zur Step By Step Anleitung


ENDE  ANLEITUNG

   

TIPP Aufwand sparen, Service buchen