Fristen, Termine & Vorgaben zur Kassen Meldepflicht
Das Gesetz zur Meldung elektronischer Kassensysteme in Deutschland tritt ab 01.01.2025 in Kraft.
Meldefristen:
- Vor dem 01.07.2025 angeschaffte Kassen: Registrierung beim Finanzamt bis spätestens 31.07.2025 .
- Ab dem 01.07.2025 angeschaffte Kassen: Registrierung beim Finanzamt von 1 Monat nach Anschaffung oder Inbetriebnahme.
Wann muss eine Meldung beim Finanzamt erfolgen?
- Inbetriebnahme-Meldung bestehender Kassen: Meldung aller vor dem 01.07.2025 angeschafften Kassensysteme bis spätestens 31.07.2025 .
- Inbetriebnahme-Meldung einer neuen Kasse: Meldung von Kassensystemen, die nach dem 01.07.2025 angeschafft wurden, innerhalb von 1 Monat nach Inbetriebnahme.
- Inbetriebnahme-Meldung einer neuen TSE (Technische Sicherheitseinheit): Meldung einer neu angeschafften TSE.
- Inbetriebnahme-Meldung einer anderen TSE: Meldung einer TSE, die zuvor an einer anderen Kasse aktiv war und nun an einer neuen Kasse verwendet wird.
- Inbetriebnahme-Meldung einer Kasse an eine andere Betriebsstätte: Gesetzeskonforme Erfassung und Meldung von Kassensystemen, die von einer Betriebsstätte an eine andere verlegt werden.
- Außerbetriebnahme-Meldung einer Kasse: Gesetzeskonforme Erfassung und Meldung von Kassen, die aus der Betriebsstätte entfernt und nicht mehr genutzt werden.
Welche eAS müssen dem Finanzamt gemeldet werden
Die Meldepflicht umfasst alle eAS, die in einem Betrieb vorhanden sind – selbst solche, die nicht aktiv genutzt werden. Bereits der Besitz eines eAS (elektronisches Aufzeichnungssystem) löst die Meldepflicht aus.
Dazu zählen auch gemietete, geleaste oder kurzfristig geliehene eAS wie solche, die käuflich erworben wurden. Die Meldepflicht umfasst sämtliche eAS, die in einem Betrieb vorgehalten werden, unabhängig von der Nutzung oder der Art der Anschaffung.
Es spielt keine Rolle, ob die Systeme gekauft, geschenkt, gemietet, gemietet oder nur vorübergehend geliehen sind. Entscheidend ist allein, dass das System im Besitz des Betriebs ist.
Wann muss ein eAS außer Betrieb gemeldet werden
Wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAS) vorübergehend nicht nutzen, es jedoch weiterhin in Ihrem Betrieb vorhalten, ist keine Meldung einer Außerbetriebnahme erforderlich. Die Meldepflicht zur Außerbetriebnahme greift erst, wenn das eAS dauerhaft außer Betrieb genommen und nicht mehr im Betrieb vorgehalten wird. Das bedeutet, solange das eAS physisch in Ihrem Betrieb vorhanden ist und potenziell wieder eingesetzt werden kann, müssen Sie keine Außerbetriebnahme beim Finanzamt melden.
Was passiert mit Kassensystemen, die außer Betrieb genommen werden?
Sollten Sie ein vor dem 31.12.2024 angeschafftes Kassensystem vor dem 31.07. 2025 außer Betrieb nehmen, entfällt die Meldepflicht für dieses System. Es müssen nur vor dem 31.12.2024 angeschaffte Kassensysteme gemeldet werden, die zum Meldezeitpunkt (spätestens 31.07.2025) aktiv im Einsatz sind.
Welche Ausnahmen gibt es?
Die einzige Ausnahme von der Meldepflicht betrifft Taxameter. Alle anderen Kassensysteme, einschließlich gemieteter oder geleaster Systeme, unterliegen der Meldepflicht und müssen dem Finanzamt gemeldet werden.
Wie erfolgt die Meldung?
Die Meldung muss digital erfolgen, ab SDS Neo Version 8.2. wird dazu eine xml Datei erzeugt, die in Elster Online hochgeladen oder an das Steuerbüro übergeben werden kann.
Wer ist für die Meldung verantwortlich?
Grundsätzlich liegt die Verantwortung zur Meldung beim Unternehmer - dem Steuerpflichtigen. Der Steuerpflichtige muss alle Kassensysteme, die in seinem Betrieb genutzt werden, fristgerecht dem Finanzamt mitteilen. Alternativ kann dazu auch eine bevollmächtigte Person, beispielsweise der Steuerberater beauftragt werden. Beachten Sie dabei, dass bei mehreren Kassen bzw. Filialen eines Steuerpflichtigen jede Kasse des Betriebs gemeldet werden muss.
Welche Informationen sind notwendig?
Für die Meldung müssen bestimmte Daten des Kassensystems übermittelt werden. Dazu zählen unter anderem die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie weitere Details, wie das Inbetriebnahmedatum und Angaben zum Betrieb.
Es ist wichtig zu beachten, dass alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zusammengefasst gemeldet werden müssen. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen sollten, dass keine Kasse vergessen wird.
Fazit
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Kassenmeldepflicht in Kraft, und es wird entscheidend sein, alle gesetzlichen Fristen einzuhalten, um mögliche Strafen zu vermeiden. Nutzen Sie die zur Verfügung stehenden elektronischen Meldewege, wie z.B. die Erzeugung der XML Meldedatei in Ihrer SDS Neo um die Prozesse so reibungslos wie möglich zu gestalten.