Betriebsprüfungen durch das Finanzamt

Die Ankündigung einer Betriebsprüfung kann jeden Betriebsinhaber unruhig machen - doch mit der richtigen Vorbereitung können Sie dem Prüfungsverfahren mit Vertrauen begegnen. Erfahren Sie hier, wie Betriebsprüfungen ablaufen, welche Anforderungen das Finanzamt stellt und wie unser SDS Betriebsprüfungs-Service Sie optimal unterstützt.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab? 

Finanzbehörden kündigen in der Regel Wochen im Voraus an, um einen Prüfungstermin festzulegen. Für Barbetriebe ist diese Vorlaufzeit entscheidend: Nutzen Sie sie! Mindestens zwei Wochen sollten für die sorgfältige Vorbereitung reserviert werden. Achten Sie darauf, dass der Prüfungstermin nicht mit anderen geschäftlichen Höhepunkten kollidiert. Nach der Terminabsprache folgt die Prüfungsanordnung mit Details wie Prüfungszeitraum und Steuerarten. Bei Unstimmigkeiten haben Sie das Recht, Einspruch einzulegen. Zudem: Bestimmen Sie frühzeitig die Ansprechpartner im Unternehmen und stellen Sie sicher, dass alle Buchhaltungsdokumente, Tageseinnahmen, Kassenberichte und Belege der zu prüfenden Jahre vollständig und korrekt sind. Unregelmäßigkeiten, wie plötzliche Einnahmesprünge oder ungewöhnlich hohe Rabattaktionen, sollten im Rahmen der Vorbereitung gesichtet und dokumentiert werden. Um Missverständnisse oder Fehlinformationen zu vermeiden, sollten nur spezifizierte Personen, wie der Geschäftsführer bzw. Inhaber oder beauftragte Personen wie Steuerberater oder Buchhalter, den Dialog mit dem Prüfer führen.

Halten Sie Erklärungen für auffällige Vorgänge von vornherein bereit, wenn Sie erst während der Prüfung nach Antworten suchen, könnte dies Zweifel beim Prüfer wecken.

Eine sorgfältige Vorbereitung kann die Atmosphäre während der Prüfung erheblich verbessern. Ein transparenter und offener Umgang mit den Unterlagen schafft Vertrauen und minimiert das Risiko von Missverständnissen oder Nachfragen. 

Was wird vom FA gefordert

Im Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, müssen Sie die vom Finanzamt geforderten Daten im jeweils geforderten Format bereitstellen.

Neben der Datenträgerüberlassung müssen meist auch die TSE Daten sowie die Verfahrensdokumentation und das Handbuch bis hin zu Protokollen von Mitarbeiter Anweisungen bereit gestellt werden. Grundsätzlich empfehlen wir, die Datenträgerüberlassung auf CD zu brennen - für rechtlich verbindliche Auskünfte zum Thema Betriebsprüfung kontaktieren Sie jedoch bitte Ihr Steuerbüro oder Ihr zuständiges Finanzamt. 

TIPP Zeitersparnis und Sicherheit durch SDS Betriebsprüfungs-Service

Unser Betriebsprüfungs-Service ist die ideale Lösung, um den Prozess einer Betriebsprüfung effizient und reibungslos zu gestalten. Wir sind mit den aktuellen Anforderungen des Finanzamts bestens vertraut und sorgen dafür, dass die Daten ordnungsgemäß ausgelesen und auf einer sicheren und nicht manipulierbaren CD bereitgestellt werden. So sparen Sie Zeit und sorgen für Sicherheit bei Ihrer Betriebsprüfung mehr Info

Weshalb sollten die Daten auf CD bereitgestellt werden? 

Das Finanzamt verlangt, dass die Daten auf einem geeigneten, nicht manipulierbaren Medium übergeben werden. Eine CD erfüllt diese Anforderungen perfekt. Andere Medien wie USB-Sticks, Festplatten oder E-Mails sind potenziell manipulierbar und daher weniger sicher.

Neben der Datenträgerüberlassung verlangt der Betriebsprüfer meist auch die TSE Daten, das Handbuch und die sogenannte "Verfahrensdokumentation".

Wir empfehlen auch diese Daten gemeinsam mit der Datenträgerüberlassung auf CD zu brennen.

Was ist ein Kassen Programmierprotokoll?

Bei Registrierkassen verlangt das Finanzamt zusätzlich auch sogenannte "Programmierprotokolle" der Kassen. Da es sich bei der SDS Kassensoftware Neo 365 um eine PC-Kassensoftware und nicht um eine programmierbare Registrierkasse / ECR-Kasse handelt und eine Programmierung an der Kasse selbst rein technisch nicht möglich ist (weder durch den Softwarehersteller noch durch den Anwender) werden kassenseitig keine Programmierprotokolle geführt. 

Protokoll der Ersteinrichtung

Sollte eine Einrichtungsdokumentation bzw.ein Protokoll der Ersteinrichtung gefordert werden, ist diese vom Anwender selbst zu erstellen. 

Wenn Sie eine Übersicht der Artikel und Preise eines bestimmten Zeitraumes benötigen und Sie diese Daten nicht in Ihren Unterlagen finden, könnten Sie Preislisten z.B. auch aus einem Backup des gewünschten Zeitraumes ziehen. Beim Auslesen von Daten aus alten Backups ist es wichtig, dass VOR dem Einspielen des Backups eine aktuelle Datensicherung erstellt wird, um das System danach wieder auf den aktuellen Stand setzen zu können.

Protokoll der Programmieränderungen

Die Dokumentation der Programmieränderungen sind im Changelog der Kassensoftware einsehbar.